Verordnung zur Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten der Studienbewerber, Studenten und Prüfungskandidaten für Verwaltungszwecke der Hochschulen (Studentendatenverordnung)

Vom 11. Dezember 1993 (GVBl. S. 628)

Auf Grund des § 6 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 6 Satz 2 des Berliner Hochschulgesetzes vom 12. Oktober 1990 (GVBl. S. 2165), zuletzt geändert durch Gesetz vom 10. Juni 1993 (GVBl. S. 252) wird verordnet:

Inhalt

§1 Zulassung

Die Hochschule ist berechtigt, von den Studienbewerbern für die Zulassung die personenbezogenen Daten nach den Nummern 1 bis 20 der Anlage, die Bestandteil dieser Verordnung ist, zu erheben und für diesen Zweck zu verarbeiten.

§2 Immatrikulation und Rückmeldung

Die Hochschule ist berechtigt, von den Studienbewerbern für die Immatrikulation und Rückmeldung die personenbezogenen Daten nach den Nummern 1 bis 14, 17 und 21 bis 28 der Anlage zu erheben und für diesen Zweck zu verarbeiten.

§3 Beginn, Beurlaubung, Unterbrechung und Beendigung des Studiums

Die Hochschule ist berechtigt, die Daten über den Zeitpunkt der Immatrikulation, der Aufnahme in die Hochschule, der Exmatrikulation sowie der Beendigung des Studiums zu verarbeiten. Sie ist berechtigt, für die Beurlaubung, Unterbrechung und Beendigung des Studiums zusätzlich die personenbezogenen Daten nach den Nummern 29 bis 31 der Anlage zu erheben und für diese Zwecke zu verarbeiten.

§4 Besondere Studienarten

Die Hochschule ist berechtigt, von den Gasthörern, den Nebenhörern und den Teilnehmern an Studiengängen gemäß §§ 25, 26 des Berliner Hochschulgesetzes die personenbezogenen Daten nach den Nummern 1 bis 7, 10 und 32 der Anlage für die Aufnahme in die Hochschule zu erheben und für diesen Zweck zu verarbeiten.

§5 Studienbescheinigung

Die Hochschule ist berechtigt, folgende personenbezogene Daten in Studienbescheinigungen aufzunehmen:

1. Familienname, frühere Namen

2. Vorname

3. Geburtsdatum

4. Geburtsort

5. Anschriften

6. Erstmalige Immatrikulation

7. Matrikelnummer

8. Studiengang, Fachsemester, Studienfach, Hochschulsemester

9. Angestrebter Studienabschluß, Art eines abgeschlossenen Studiums

10. Zugehörigkeit zu: Fakultät, Fachbereich, wissenschaftliche Einrichtung, Zentralinstitut

11. Beurlaubung (Dauer, Grund)

§6 Studienverlauf und Hochschulprüfungen

(1) Die Hochschule ist berechtigt, die Daten zu erheben und zu verarbeiten, die nach den Studien- und Prüfungsordnungen erforderlich sind, um zu Lehrveranstaltungen oder Prüfungen zugelassen zu werden, und den Ablauf sowie das Ergebnis der Prüfung zu dokumentieren.

(2) Die gemäß § 6 Abs. 6 Satz 1 des Berliner Hochschulgesetzes übermittelten Daten dürfen für Zwecke der Exmatrikulation sowie für weitere sich aus dem Ergebnis der Prüfung ergebende Verwaltungszwecke genutzt werden.

§7 Löschung der Daten

(1) Die für die Zulassung nach § 1 verarbeiteten Daten sind spätestens vier Jahre nach Ablauf des Bewerbungssemesters zu löschen, soweit diese Daten nicht für die Immatrikulation benötigt wurden.

(2) Die Daten der Studenten sowie der in § 4 genannten Hörer und Teilnehmer über den Familiennamen, den/die Vornamen, das Geburtsdatum, den Geburtsort, den Studiengang, das Studienfach, die Matrikelnummer, den Zeitpunkt der Immatrikulation oder der Aufnahme in die Hochschule, den Zeitpunkt der Exmatrikulation oder der Beendigung des Studiums und die abgelegten Prüfungen (Art, Fach, Datum und Ergebnis) sind nach Ablauf von 50 Jahren zu löschen. Alle übrigen Daten der Immatrikulation oder der Aufnahme in die Hochschule und des Studiums sind nach Ablauf von vier Jahren nach der Exmatrikulation oder der Beendigung des Studiums zu löschen.

(3) Alle personenbezogenen Daten, die weder zu einer Zulassung noch zu einer Immatrikulation geführt haben, sind nach dem Eintritt der Bestandskraft des Bescheides über die Zulassung innerhalb von zwei Jahren zu löschen. Das gilt auch in den Fällen, in denen kein Bescheid erteilt wurde; in diesem Fall beginnt die Frist mit Ablauf des Semesters, für das die Bewerbung galt.

§8 Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am 1. Januar 1994 in Kraft.

Anlage zur Studentendatenverordnung Datenkatalog:

1. Familienname, frühere Namen

2. Vornamen

3. Geburtsdatum

4. Geburtsort

5. Geschlecht

6. Heimat- und Semesteranschrift

7. Staatsangehörigkeit

8. Hochschulzugangsberechtigung (Art, Land, Kreis, Ort, Ergebnis, Notendurchschnitt, Datum)

9. Berufspraktische Tätigkeiten oder besondere Kenntnisse, Fähigkeiten und Vorbildungen, soweit diese Zulassungsvoraussetzung sind

10. Studiengang, Studienfach, Fachrichtung, angestrebter Studienabschluß, Art des Studiums, Lehrveranstaltung

11. Bei ausländischen Studienbewerbern: Nachweis über ausreichende deutsche Sprachkenntnisse

12. Art, Anzahl der Hochschul- und Fachsemester sowie Art des Abschlusses eines Studiums an einer Hochschule in der Bundesrepublik Deutschland

13. Art, Land und Dauer eines Studiums im Ausland

14. Angaben zum Studium an bisher besuchten sowie gegenwärtig besuchten Hochschulen, soweit nicht unter 12. und 13. aufgeführt (Name der Hochschule, Anzahl der Hochschul-, Fach-, Praxis-, Urlaubs-, Auslandssemester und Semester am Studienkolleg; Art, Ergebnis, Datum und Fachsemester der bisher abgelegten Vor-, Zwischen- oder Abschlußprüfungen sowie der studienbegleitenden Leistungskontrollen, Exmatrikulationsnachweis)

15. Angaben über die Ableistung von Diensten sowie Betreuung eines Kindes oder eines pflegebedürftigen Angehörigen

16. Art und Zeitpunkt eines berufsqualifizierenden Abschlusses

17. Art und Zeit einer Berufstätigkeit/Erwerbstätigkeit nach Erwerb der Hochschulzugangsberechtigung

18. Gründe und Umfang der Verbesserung der Durchschnittsnote oder der Wartezeit

19. Besondere soziale und familiäre Gründe

20. Ergebnis des Erststudiums und Gründe für das Zweitstudium

21. Konfession (gilt nur für das Fach Religion)

22. Hörerstatus, Fach- und Hochschulsemester

23. Art der Zulassung zum Studium: Hochschule oder Zentralstelle für die Vergabe von Studienplätzen

24. Fakultäts- oder Fachbereichszugehörigkeit

25. Bei weiteren Immatrikulationen: Name der gleichzeitig besuchten Hochschule, Studienfach, Studiengang, Wahlrechtsoption

26. Abschluß einer Krankenversicherung oder Befreiung von der Krankenversicherung, Kennziffer des Versicherungsunternehmens und Versicherungsnummer nach dem Fünften Buch des Sozialgesetzbuchs

27. Entrichtung des Beitrages an das Studentenwerk und die Studentenschaft der jeweiligen Hochschule

28. Umstände, die einer Immatrikulation entgegenstehen können, insbesondere

a) Ausschluß vom Studium

b) Verlust des Prüfungsanspruchs

c) Krankheiten, die die Gesundheit anderer Studenten gefährden oder den Studienbetrieb ernstlich beeinträchtigen können

d) Straftaten, die zur Versagung der Immatrikulation berechtigen

e) Aberkennung der Fähigkeit zur Bekleidung öffentlicher Ämter

29. Grund und Dauer der Beurlaubung

30. Grund und Dauer der Unterbrechung

31. Grund der Beendigung des Studiums

32. Nachweis, daß die Voraussetzungen für ein weiterbildendes Studium oder die Teilnahme an Veranstaltungen der Weiterbildung vorliegen oder die Voraussetzungen eines Studiums gemäß § 25 des Berliner Hochschulgesetzes gegeben sind.